Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Asistent za organizacijo dogodkov
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo asistenta za organizacijo dogodkov, ki bo s svojo organiziranostjo, natančnostjo in komunikacijskimi sposobnostmi pomembno prispeval k uspešni pripravi in izvedbi različnih poslovnih, promocijskih, internih in družabnih dogodkov. Ta vloga je primerna za osebo, ki uživa v dinamičnem delovnem okolju, zna usklajevati več nalog hkrati ter se dobro znajde pri sodelovanju z dobavitelji, strankami, partnerji in internimi ekipami. Asistent za organizacijo dogodkov pomaga pri vseh fazah dogodka, od začetne ideje in logističnega načrtovanja do izvedbe na lokaciji in zaključnih administrativnih opravil po dogodku.
Delo vključuje podporo pri pripravi časovnic, usklajevanju rezervacij prizorišč, komunikaciji z izvajalci, pripravi seznamov udeležencev, spremljanju proračuna ter skrbi za pravočasno izvedbo posameznih aktivnosti. Uspešen kandidat bo sposoben hitro reševati nepredvidene situacije, ohranjati profesionalen odnos do vseh deležnikov in zagotavljati visoko raven storitve. Pričakujemo osebo, ki razume pomen podrobnosti, saj lahko prav majhni elementi odločilno vplivajo na celotno izkušnjo udeležencev.
Asistent za organizacijo dogodkov bo pogosto sodeloval z marketinško ekipo, prodajo, vodstvom podjetja ali zunanjimi naročniki pri pripravi konceptov dogodkov, promocijskih materialov in operativnih načrtov. Poleg organizacijskih nalog bo vloga vključevala tudi administrativno podporo, pripravo poročil, spremljanje ponudb in računov ter pomoč pri vrednotenju uspešnosti dogodkov po zaključku. Pomemben del dela je tudi prisotnost na samih dogodkih, kjer je treba skrbeti za potek programa, koordinacijo ekip in zadovoljstvo gostov.
Idealni kandidat je prilagodljiv, samoiniciativen in sposoben delovati pod časovnim pritiskom, zlasti v obdobjih intenzivnih priprav ali med večjimi dogodki. Za uspeh v tej vlogi so ključni odlična organizacija časa, sposobnost postavljanja prioritet, učinkovita pisna in ustna komunikacija ter osnovno razumevanje logistike, gostinstva in uporabniške izkušnje. Prednost imajo kandidati z izkušnjami pri organizaciji konferenc, sejmov, promocij, porok, korporativnih srečanj ali drugih dogodkov, vendar je pomembna tudi pripravljenost za učenje in razvoj.
Ponujamo priložnost za delo v ustvarjalnem in razgibanem okolju, kjer noben dan ni enak prejšnjemu. Vloga omogoča pridobivanje širokega spektra izkušenj na področju načrtovanja dogodkov, sodelovanja z različnimi partnerji ter razvoja operativnih in komunikacijskih veščin. Če vas veseli delo z ljudmi, imate občutek za podrobnosti in želite soustvarjati nepozabne dogodke, je to odlična priložnost za nadaljnji karierni razvoj.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Pomoč pri načrtovanju, organizaciji in izvedbi različnih vrst dogodkov.
- Usklajevanje komunikacije z dobavitelji, prizorišči, partnerji in naročniki.
- Priprava časovnic, kontrolnih seznamov in operativnih načrtov za dogodke.
- Spremljanje prijav udeležencev, seznamov gostov in logističnih podrobnosti.
- Podpora pri pripravi proračunov, ponudb, naročilnic in spremljanju stroškov.
- Prisotnost na dogodkih ter pomoč pri koordinaciji ekip in reševanju težav.
- Skrb za administrativno dokumentacijo pred dogodkom in po njem.
- Sodelovanje pri pripravi promocijskih materialov in komunikacijskih aktivnosti.
Zahteve
Text copied to clipboard!- Najmanj srednješolska izobrazba, zaželena višja ali visoka izobrazba.
- Dobre organizacijske sposobnosti in sposobnost dela z več nalogami hkrati.
- Odlične komunikacijske in medosebne veščine.
- Poznavanje osnov dela z orodji Microsoft Office ali podobnimi programi.
- Sposobnost dela pod pritiskom in prilagajanja spremembam v zadnjem trenutku.
- Natančnost, zanesljivost in usmerjenost k podrobnostim.
- Zaželene predhodne izkušnje pri organizaciji dogodkov ali administrativni podpori.
- Pripravljenost na občasno delo izven običajnega delovnega časa.
- Znanje slovenskega jezika in zaželeno osnovno znanje angleščine.
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z organizacijo ali podporo pri izvedbi dogodkov?
- Kako bi pristopili k usklajevanju več dobaviteljev za isti dogodek?
- Kako ravnate v situacijah, ko pride do nenadnih sprememb tik pred dogodkom?
- Katere organizacijske metode ali orodja najpogosteje uporabljate pri delu?
- Kako zagotavljate natančnost pri spremljanju rokov in podrobnosti?
- Ali ste pripravljeni delati ob večerih ali vikendih, kadar to zahteva dogodek?
- Kako bi poskrbeli za pozitivno izkušnjo udeležencev na dogodku?
- Zakaj vas zanima delo asistenta za organizacijo dogodkov?
